Навигатор малого бизнеса [Павел Грибачев] (fb2) читать онлайн

[Настройки текста] [Cбросить фильтры]
[Оглавление]

Павел Грибачев Навигатор малого бизнеса

Введение

Об авторе

Меня зовут Павел Грибачев. Я бизнесмен, у меня несколько успешных бизнесов: оптовые и розничные продажи, логистика, производство.

Расскажу немного о себе. У меня обычная среднестатистическая семья, мама учитель, а отец слесарь. Когда я учился в школе, у меня не было никаких особенных талантов, я просто любил много читать и узнавать новое. Поэтому вектор жизни задавали родители. Я рос в лихие девяностые, когда успехом считалось поступить в какое-нибудь престижное учебное заведение, получить диплом и устроиться на хорошую работу. Так и случилось, после окончания школы я поступил в университет на факультет прикладной информатики в экономике. Проще говоря, я начал учиться на программиста. Поскольку в то время я еще не научился планировать свою жизнь на годы вперед, у меня был простой план: окончить университет и устроиться на работу. Еще во время учебы я понял, что для начала рабочей карьеры нет смысла дожидаться получения диплома, поэтому уже с 4-го курса я начал подрабатывать программистом в небольших компаниях. И к моменту окончания учебы я имел несколько предложений о работе. В конце концов, я остановился на предложении занять должность ведущего системного аналитика в компании по производству продуктов питания. Поскольку на этой должности мне пришлось не только и не столько программировать, сколько управлять командой разработчиков, то здесь со мной и случились первые болезненные разочарования и неудачи, благодаря которым я начал накапливать опыт, позволивший мне избегать подобных ошибок в будущем. А это, в свою очередь, научило меня ставить перед собой амбициозные цели и достигать их. При этом одним из ключевых навыков оказалось умение быстро разобраться в возникшей проблеме. А поскольку я всегда много читал, то я точно знал, что проблемы, с которыми я столкнулся, с большой вероятностью не уникальны, нужно просто найти материал по интересующей теме и ознакомиться, как подобную проблему решали другие люди.

При этом я был убежден, что ключ к успеху — это знание, как стремиться к большему и как достойно проигрывать. Под умением проигрывать я имею в виду способность усваивать уроки горьких неудач и оставаться при этом в игре. Говорят, что дураки учатся на своих ошибках, а умные на чужих. В моем случае, все самые ценные уроки я получил, совершив ряд очень болезненных ошибок.

Большинство авторов предпочитают рассказывать о своих успехах и скромно умалчивают о своих неудачах. Я, в свою очередь, считаю, что отрицательный опыт является не менее важным, чем положительный, поскольку часто бывает, что прежде, чем найти хорошее решение приходится перебрать несколько неудачных вариантов. Соответственно, если начинающий предприниматель узнает о моих неудачах — он сможет не совершать тех же ошибок, что, в свою очередь, сэкономит его время и деньги.

В детстве я занимался баскетболом. Естественно, моим кумиром был Майкл Джордан. Тогда я услышал один из главных его афоризмов: «Ты не проиграл — пока сам не признал поражение». Я придерживался этого принципа в детстве, стараюсь следовать ему и сейчас.

Совершив несколько болезненных ошибок, мне пришлось кардинально поменять процесс принятия решений и вместо принципа «Я знаю, что прав» я стал задаваться вопросом «Как понять, что я прав?».

Неудачи и ошибки научили меня сдерживать амбиции. Это побудило меня пытаться смотреть на вещи с точек зрения других людей. А это, в свою очередь, позволило мне увидеть гораздо больше, чем прежде. Умение оценивать информацию, которую я получил от других людей, и выбирать наиболее ценные сведения, повысило вероятность принятия верного решения.

Чем более точными становились мои решения, тем больше я доверялся тем методам и принципам, на которые полагался, принимая решения. Также я понял, что очень полезно анализировать и фиксировать критерии, которые привели к положительному результату. Так со временем у меня начала копиться своеобразная база знаний, которая дополняется и по сей день. Теперь для меня совершенно очевидно, что исключительно важно систематизировать процесс принятия решений.

Такой подход в конечном счете помог создать универсальный инструмент для управления компанией практически в любой сфере малого бизнеса.

Именно этот инструмент позволил обычному программисту из рядовой семьи создать и одновременно управлять несколькими компаниями в различных сферах малого бизнеса.

Кому будет полезно это пособие

Есть несколько потенциальных групп целевой аудитории:

Потенциальные предприниматели. Это люди, работающие по найму. Многие из них являются отличными специалистами, достигших хороших результатов в своей профессии. Но при этом они имеют страстное желание открыть свой бизнес. Их основная проблема в том, что они не знают, с какой стороны подобраться к этой проблеме. На поиск ответов на такие вопросы, как поиск правильной ниши будущего бизнеса, составление бизнес-плана, поиск источников финансирования, поиск потенциальных партнеров и клиентов могут уйти годы. Гигабайты разрозненной информации в интернете и «добрые советы», в особенности, от друзей и родственников только усугубляют ситуацию.

Действующие предприниматели в различных сферах малого бизнеса, которые застряли на определенном уровне. С одной стороны, они достаточно крепко стоят на ногах, с другой — они не могут найти опору для дальнейшего развития. Основная проблема этих людей в том, что большую часть времени они погружены в рутину решения ежедневных проблем. Они хотят разорвать этот замкнутый круг, но не знают как.

Состоявшиеся компании с количеством сотрудников от 50 и выше. Деятельность таких компаний состоит из достаточно сложных бизнес-процессов, поэтому начинаются сложности с эффективным управлением. Перед руководством встает риск хаоса. Поэтому нужно искать пути к внутренней перестройке компании.

Менеджеры моих компаний. Это люди, которые работают либо под моим непосредственным руководством, либо те, кому я полностью делегировал управление в компании. Они также должны уметь пользоваться инструментами и возможностями, которые применяю я сам. Опыт показывает, что если нанять на руководящую должность компетентного менеджера и научить его пользоваться «Навигатором», то наемный сотрудник может управлять компаний гораздо лучше, чем я сам.

Как появилась система «Навигатор малого бизнеса?»

Я решил начать работу над созданием «Навигатора» после того, как в 2008 году запустил свой первый бизнес. Поскольку моя работа заключалась в поиске лучших решений для повышения качества управления небольших компаний, я старался систематизировать и упорядочивать собственный опыт. Кроме того, я постоянно изучал опыт лучших менеджеров и бизнес-тренеров со всего мира. Среди огромного количества материала и книг, которые мне пришлось изучить, я могу выделить книги Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей», Дэна Кеннеди «Жесткий менеджмент», Джорджа Клейсона «12 недель в году». Но особенно полезной оказалась книга Рея Далио «Принципы», где описано, как нужно управлять бизнесом системно. Основная причина провала предприятий малого бизнеса заключается в том, что не только новички, но и предприниматели с опытом погружены в трясину текущих дел. И не только не имеют времени заниматься анализом текущего состояния бизнеса, и планированием будущего, но и не знают какие данные и показатели необходимо анализировать.

Бухгалтеры у таких предпринимателей, по большей части, работают на аутсорсе, и подают им отчеты и банковские цифры в лучшем случае раз в месяц, гораздо чаще — раз в квартал. Бывают особенно запущенные случаи, что цифры подаются только раз в год, при сдаче ежегодной отчетности. При этом, эти данные мало помогают не только принимать ежедневные управленческие решения, но и просто понимать, что на самом деле происходит в вашем бизнесе. Финансовые и балансовые отчеты для банкиров и налоговых ведомств вовсе не отражают ни реальных доходов, ни реальной ценности бизнеса.

Полученные знания и опыт, наложенные на специфику предприятий малого бизнеса, и стали базой собственной методики, основанной на комплексе показателей, отслеживание которых помогает реально управлять своим бизнесом. При этом система сбора данных и показателей, которые рассчитываются постоянно, совершенствуется и дополняется по мере роста и развития компаний и открытия новых направлений. Результатом моей многолетней работы стало открытие с нуля компаний в сфере малого бизнеса, в таких отраслях, как торговля, перевозки, сельское хозяйство. При этом, моя методика легко может применяться в сочетании с другими системами.

Какие задачи решает «Навигатор малого бизнеса»?

Методика поможет решить несколько задач, которые стоят перед руководителями и владельцами компаний в сфере малого бизнеса. Среди них могут быть:

1. Определение целей, которые необходимо достигнуть за определенный промежуток времени. В зависимости от специфики бизнеса, это могут быть финансовые, маркетинговые, производственные задачи, упорядочивание бизнес-процессов, определение необходимого и достаточного уровня компетенций персонала компании.

2. Разобраться, каким образом рассчитывать затраты и ресурсы для достижения поставленных бизнес-целей. Какие инструменты для этого можно использовать.

3. Систематически отслеживать с помощью системы показателей «Навигатора малого бизнеса» наиболее важные бизнес-процессы, а также степень достижения поставленных целей.

4. В случае необходимости настроить систему стимулирования и вознаграждения персонала, таким образом, чтобы сотрудники были заинтересованы в достижении поставленных целей. При этом премирование может быть привязано к полученным результатам.

5. Возможность масштабирования текущего бизнеса.

1. Описание системы «Навигатор малого бизнеса»

Общие положения системы

Когда руководитель задумывается, что пора что-то менять в управлении бизнесом?

— Когда ему перестает хватать времени на развитие бизнеса, так как он «тонет» в операционных задачах.

— И когда он перестает понимать, за что он платит своим сотрудникам деньги.

Если эти мысли вам знакомы, вашему бизнесу не хватает управляемости.

А управлять в бизнесе можно только тем, что можно измерить.

Возьмем простой пример. Когда мы можем сказать, что мы управляем, например, автомобилем? Когда мы в правильном направлении крутим руль? Когда нажимаем на педали? Но если мы не знаем уровня бензина в баке, уровня и качества масла в моторе, температуры двигателя, исправности критически важных механизмов — является ли наше управление действительно управлением? Или мы просто едем, надеясь на удачу?

Если мы не измеряем критически важные показатели бизнеса, можно сказать, что мы тоже ведем его, надеясь на удачу. Но не управляем бизнесом.

Система показателей «Навигатора малого бизнеса» — это, прежде всего, инструмент операционного контроля и измерения эффективности компании. Она помогает владельцам небольших компаний осуществлять систематический мониторинг ключевых элементов бизнеса. При этом эти показатели просто и эффективно адаптируются под большинство сфер, в которых работает малый бизнес.

Применение системы способствует достижению следующих результатов:

— Возрастает эффективность управления, при этом затраты не растут за счет того, что нет необходимости нанимать дополнительных сотрудников, занимающихся расчетами различных показателей.

— Собственник малого бизнеса начинает реально управлять своей компанией, а не просто занимается ежедневной рутиной. Появляется возможность передачи управления наемным сотрудникам.

— Основные бизнес-показатели показывают рост (продажи, прибыль, объем производства, качество продукта), при этом затраты не увеличиваются.

— Эффективность бизнес-процессов увеличивается благодаря систематическому контролю и правильной мотивации сотрудников, взаимосвязанной с результатами бизнес-процессов.

— Если в компании более десяти сотрудников, возрастает скорость постановки задач и качество их исполнения. Задачи, стоящие перед сотрудниками, становятся более понятны, поскольку имеются прозрачные критерии в целеполагании и достижении показателей. Это, в свою очередь, повышает взаимопонимание между руководством и сотрудниками.

— Прозрачная система управления стимулирует сотрудников быть более инициативными и самостоятельными при решении задач. Это, в свою очередь, приводит к уменьшению нагрузки ежедневного управления на владельца бизнеса. Появляется больше времени на разработку планов и стратегии работы.

— Система показателей «Малого бизнеса» помогает владельцу малого бизнеса контролировать работу компании в онлайн-режиме, что позволяет своевременно вносить коррективы в ход работы. При наличии сигнала об отклонении какого-либо из показателей от нормы, управленческие решения могут быть приняты своевременно, без получения существенных потерь.

Что необходимо измерять?

Измерять необходимо поставленные цели. От целей зависит КУДА идет ваш бизнес, а от показателей — КАК он туда идет.

Первый шаг по внедрению системы «Малого бизнеса» — это постановка целей.

Постановка целей

Кто не планирует, тот не видит будущего. Без планирования нет движения вперед.

Постановка целей — это планирование жизни компании. Только поставив цели, вы сможете развиваться.

Цели в компании необходимо ставить сверху вниз. Это значит, что сначала собственник компании определяет основные цели компании на актуальный период времени — это может быть квартал, полугодие, год. Далее выстраивается дерево целей — декомпозицией верхних целей на более мелкие.

Дерево целей компании — это визуализация целей, декомпозированных от целей собственника к целям направлений, отделов и сотрудников.

Чтобы поставить цели по основным блокам деятельности компании, предлагаем воспользоваться методикой сбалансированных показателей. Концепция методики основывается на четырех базовых блоках, которые в свою очередь содержат набор задач, которые могут варьироваться в зависимости от специфики конкретного вида бизнеса. К ним относятся:

— Финансовый блок. Среди основных целей могут быть увеличения прибыли, роста выручки, уменьшения затрат компании, улучшение финансовой стабильности.

— Клиентский блок. Это цели на эффективность взаимодействия с потребителями на своем рынке. В этом блоке можно управлять восприятием компании и ее продуктов и услуг покупателями или заказчиком.

— Блок бизнес-процессов. В этом блоке ставятся цели на результативность бизнес-процессов компании. Также целями могут быть перенастройка текущих или создание новых процессов для создания продуктов и услуг.

— Блок персонал и развитие. Здесь находятся цели, связанные с потенциалом человеческих ресурсов компании, как наиболее важной части любого бизнеса.

Алгоритм постановки целей

1. Выделите время и место для постановки целей. Лучше выделить для этого конкретный день или два, и спланировать, где будет происходить сессия по постановке целей. Важно, чтобы в постановке целей участвовали руководители основных подразделений компании и ключевые сотрудники, и чтобы во время сессии у них была возможность не отвлекаться на рабочие задачи, а полностью погрузиться в планирование.

2. Определите, кто будет выполнять роль модератора. Этот сотрудник будет следить за соблюдением расписания, а также фиксировать весь материал сессии для дальнейшего оформления в дерево целей.

3. Начинайте планировать с целей собственника. Обозначьте, какой результат и в какой период вы хотите достичь.

4. Выстраивайте с сотрудниками отношения «взрослый-взрослый». Это значит, что не вы должны говорить руководителям направлений, что они должны сделать для достижения целей компании, а они должны вам сказать, как они будут достигать поставленных целей. Например, вы говорите: «В следующем году мы работаем на рост доходности инвестированного капитала». И каждый руководитель направления должен сказать, какой вклад сделает его направление для достижения результата. Например, отдел продаж должен показать рост выручки от продаж, отдел логистики должен оптимизировать логистические издержки, и так далее.

5. Планируйте в SMART-формате. Это значит, что ваша цель должна быть:

— сформулирована в виде конечного результата,

— понятно и прозрачно измеряема,

— достижима, но с легким напряжением,

— важной для достижения общего успеха, и актуальной — важной для вашей компании именно сейчас,

— с четкими сроками.

6. Обязательно назначайте ответственных за исполнение каждой цели. Если у цели нет ответственного — с большой вероятностью ей не будут заниматься.

7. Обращайте внимание на то, чтобы были учтены цели по всем четырем базовым блокам — это позволит развиваться по всем направлениям.

8. Фиксируйте все договоренности — о конечном результате, сроках, ответственных.

Такая декомпозиция целей позволит синхронизировать цели компании и цели сотрудника.

Зачем это нужно?

Сколько ваших сотрудников ответят на вопрос: «Как связано то, что я делаю на работе каждый день и общий результат компании?». К сожалению, очень часто на это вопрос нет ответа у большинства сотрудников компаний. У них свои цели, а у собственника — свои, и они зачастую никак не связаны.

Выстроив дерево целей компании, вы свяжете цели собственника и цели каждого сотрудника, и установите четкую взаимосвязь для сотрудника между его ежедневными задачами и результатом компании.

Пример дерева целей. Шаблон Стратегической карты компании.

Пример дерева целей.

Измеримые показатели целей

После того, как вы спланировали цели компании, необходимо установить на них измеримые показатели.

Основной принцип методики заключается в том, что в бизнесе управлять можно тем, что можно измерить, а для этого нужны объективные показатели выполнения поставленных целей. Все измерения должны проводиться систематически. Особенности управления малого бизнеса требуют наличия инструмента, обеспечивающего взаимосвязь между выполнением ежедневных задач и их влиянием на операционные показатели. Если в компании помимо руководителя имеются сотрудники, то необходимо осуществление контроля за их деятельностью и отслеживание результатов работы.

У каждой цели должны быть свои объективные измеримые показатели. Самое распространенное название таких показателей — это KPI (Key Performance Indicator) — ключевые показатели эффективности. KPI показывают на сколько выполнена цель, измеряют ее достижение. Можно сказать, что KPI — это градусник на теле организации. «Прикладывая» его к разным направлениям и оценивая показатели, мы можем оценить, насколько организация «здорова», где проблемные места.

Какие показатели можно использовать?

Финансовый блок. Среди основных показателей могут быть увеличение прибыли, рост выручки, уменьшение затрат компании, улучшение финансовой стабильности.

Финансовые показатели очень важны для комплексной оценки эффективности компании. При этом управленцы не должны делать акцент только на них, поскольку это может помешать объективной оценке дел в бизнесе. Ради достижения цели в виде высоких операционных результатов в жертву могут быть принесены затраты на обновление или создание новых продуктов, снижение качества продукта или услуг, сокращение персонала. В стратегическом плане это может существенно ослабить позиции компании. Наиболее распространёнными финансовыми показателями являются оборот и маржинальность продаж, рентабельность, уровень затрат и другие.

Клиентский блок. Показатели из этого блока должны отражать, как заказчики воспринимают компанию, а также предоставляемые продукты и услуги. Здесь можно измерять эффективность взаимодействия с потребителями на своем рынке, удовлетворенность клиентов, динамику изменения клиентской базы, эффективность каждой отдельной сделки. Другим важным аспектом этого блока является набор показателей, сигнализирующих о наиболее важных для клиента потребительских свойствах. Среди них могут быть скорость обработки заказа, скорость доставки, процент отказов от сделки, отказоустойчивость техники и оборудования и др.

Блок бизнес-процессов. Перед тем, как планировать выполнение показателей из этого бока, нужно понять, какие показатели результативности внутренних бизнес-процессов имеют наибольшее значение для компании. В момент разработки таких показателей может понадобиться существенная перенастройка текущих или создание новых процессов для создания продуктов и услуг. К показателям этого блока могут относиться скорость оборачиваемости товарных запасов, длительность производственного цикла, процент брака, процент возвратов.

Блок персонал и развитие. Показатели этого блока измеряют потенциал человеческих ресурсов компании как наиболее важной части любого бизнеса. В этот блок должны быть включены показатели, измеряющие уровень удовлетворенности сотрудников, текучесть кадров, уровень компетенций сотрудников на всех уровнях иерархии, эффективность обучения. Также может быть измерена эффективность работы информационной системы компании, как ключевого элемента эффективного управления компанией. Без постоянного развития ИС невозможен долгосрочный рост любого бизнеса.

Это базовые показатели системы, при необходимости они могут быть дополнены другими блоками, зависящими от специфики бизнеса. Таким образом, в каждом блоке устанавливаются ключевые цели и определяются их показатели результативности каждой из них. Наиболее полные и точные метрики позволяют нарисовать более качественную картину, описывающую состояние дел в бизнесе, а также помочь определить его потенциал.

Ниже я приведу подробные примеры показателей каждого блока и расскажу, как их рассчитывать.

Показатели Финансы

Показатели Клиенты

Показатели Бизнес-процессы

Показатели Персонал и развитие

Оценка производственного поведения

Помимо выполнения ключевых показателей, важно обращать внимание на производственное поведение сотрудника.

Что такое производственное поведение?

Производственное поведение — это качественная характеристика исполнения сотрудником функционала и его взаимодействия с коллегами и руководителем.

Знакома ли вам такая ситуация: менеджер отдела продаж выполняет свои показатели на 100 %, но при этом, когда его просят помочь коллеги из соседнего подразделения, он отвечает, что это не его работа? С одной стороны, некоторые руководители скажут: «Главное, что выполняются показатели». Но тогда другие подразделения могут не достичь выполнения своих целей, и общий результат команды пострадает.

Или, например, как оценивать то, что сотруднику для достижения цели нужен постоянный контроль руководителя? Вроде бы и цель достигнута по итогу периода, но сколько ресурса руководителя было на это потрачено — никто не посчитал.

В процессе работы сотрудник взаимодействует:

— со своим непосредственным руководителем

— с коллегами из своего или смежного подразделения.

Коллеги сотрудника — это его внутренние клиенты. Каждый сотрудник производит продукт или услуги для внутреннего клиента. Это могут быть отчеты, консультации, выполнение разных других задач.

Измерение производственного поведения, как правило, производится при помощи проставления оценок сотруднику его руководителем или его внутренними клиентами.

Важно понимать, что оценка производственного поведения — достаточно субъективный показатель. Его нужно принимать во внимание и можно проводить корректирующие мероприятия по результатам оценки, однако основной приоритет необходимо отдавать показателям из базовых четырех блоков, описанных выше.

Для измерения производственного поведения можно воспользоваться следующими показателями:

2. Процесс внедрения методики в работу компании

Алгоритм внедрения

Прежде, чем запускать процесс внедрения системы в работу, необходимо обозначить цели перехода на эту систему.

Важно: цели должны быть актуальными не только для собственника, но и для персонала. Сопротивление изменениям в любом случае будет, но задав в самом начале смысл, мы можем его снизить.

Цели для собственника понятны, они подробно описаны в пункте 2 «Описание методики». Цели для сотрудников могут быть следующие:

1. Прозрачность критериев результата.

Если вы регулярно проводите собеседования, то знаете, что одной из частых причин ухода эффективных сотрудников из компании является отсутствие договоренностей по конечному результату. Если у сотрудника не заданы понятные критерии результата, которого он должен достичь за определенный период времени, то сотрудник сам решает, какого результата он достигнет. Либо вообще об этом не думает. Но в любом случае, картинка о результате в голове у сотрудника редко совпадает с картинкой о результате в голове у собственника. Как следствие, возникает напряженность при подведении итогов периода — испытательного срока, например. KPI здесь играют роль понятного, измеримого результата, сформулированного максимально прозрачно. Это тот результат, которого руководитель ожидает от сотрудника и, если процесс внедрения системы проведен корректно, сам сотрудник согласен с ним и принимает его. Таким образом, KPI становятся договоренностью между сотрудником и его руководителем.

2. Согласованность взаимодействий между подразделениями.

Когда у каждой должности есть свои понятные, измеримые результаты, мы можем понимать, каких результатов должен достичь отдел/направление. Если сотрудники всех отделов компании знают ключевые KPI подразделений, с которыми они взаимодействуют, им становятся понятней ожидания их внутренних клиентов. Прозрачным становится вклад, который делает каждое подразделение компании в общий результат.

3. Понятность связи между вкладом сотрудника в компанию и его вознаграждением.

Если у вас настроена система вознаграждения сотрудников на основе выполнения ими показателей, то это становится дополнительной финансовой мотивацией. Сотрудники понимают, как они могут влиять на размер своей заработной платы, а руководитель понимает, за что он платит сотрудникам зарплату.

Алгоритм внедрения

1. Работа с персоналом

1.1. Проведите встречу с сотрудниками и разъясните им, какую систему вы хотите внедрить в компанию и для чего. Сделайте акцент на целях сотрудников, чем система будет полезна им. Первая встреча на эту тему, как правило, является ознакомительной. Нет необходимости вдаваться в подробности, это все можно сделать на следующих встречах. Цель первой — обозначить неизбежность внедрения и придать ему смысл. Также обозначьте план мероприятий по внедрению и сроки. На этом же мероприятии можно выбрать сотрудников, которые будут вам помогать во внедрении. Они в дальнейшем будут играть роль администраторов и кураторов системы.

1.2. Проведите сессию целеполагания. Можно сделать это самостоятельно, можно с привлечением специалистов. Важно, чтобы конечным итогом вашей работы на сессии стало дерево целей компании с измеримыми показателями на каждой.

Обязательно обозначьте, что будет «пристрелочный» период. Я крайне не рекомендую сразу привязывать KPI к системе вознаграждения, так как в этом случае битва за значение показателей, сроки и ответственных за них будет кровопролитной. Для снижения сопротивления важно в самом начале объяснить, что показатели будут калиброваться. Сейчас мы составляем дерево целей вот в таком виде, но каждый месяц/квартал/полугодие мы будем смотреть на фактические результаты и калибровать цели.

1.3. Проведите обучение по системе для всех сотрудников компании. Убедитесь, что все сотрудники знают основные термины, суть системы, цели компании и своего подразделения.

2. Работа с целями и KPI

2.1. Проверьте формулировки целей и KPI на корректность. Из названия KPI должно быть сразу понятно, что этот показатель измеряет и как он рассчитывается. У каждой цели должен быть ответственный и срок исполнения. У каждого показателя должны быть методика расчета, плановое значение, ответственный и срок.

2.2. Продумайте и пропишите по каждому показателю, откуда вы будете брать фактические значения. Если будете брать из систем 1С, то проверьте возможность сбора корректных данных. Если фактические значения нужно брать из других источников, пропишите, из каких именно, кто будет это делать и в какие сроки.

3. Регламентация процедур

3.1. Выберите систему, в которой вы будете вести учет выполнения показателей. Это может быть простой Excel, либо специализированная программа. Важно, чтобы данные были всегда актуальными и обновлялись с заданной периодичностью — лучше не реже раза в неделю. Также важно, чтобы у сотрудников был постоянный доступ к своим показателям — тогда их выполнение начинает служить мотивацией. Если сотрудники видят свои показатели раз в месяц, то они, скорее, станут демотивирующим фактором, и будут восприниматься чем-то, что мешает им получить их честно заработанные деньги. Если же они видят свои показатели и их плановые значения в начале учетного периода, если они согласны с ними и могут постоянно отслеживать, как они выполняются, тогда система показателей становится развивающей для вашего бизнеса.

3.2. Пропишите регламент постановки целей и показателей, их учета, и процессов, связанных с ними. Важно, чтобы был указан не только процесс, но и сроки, и ответственные.

4. Постановка индивидуальных KPI

Как правило, на сессии целеполагания ставятся цели на уровне подразделений, и ответственными за их исполнение назначаются руководители подразделений. Важно, чтобы показатели были привязаны к каждой должности в компании. Для этого KPI руководителя должны быть декомпозированы вниз, на сотрудников его подразделения. Как правило, происходит это так: руководитель проводит индивидуальные встречи с каждым своим подчиненным и проводит с ним беседу в формате «взрослый-взрослый». Это означает, что руководитель сразу передает ответственность за показатели подчиненного ему же. Руководителю необходимо задать вопрос подчиненному: «Каких целей необходимо достичь тебе в рамках твоей должности, чтобы были выполнены цели подразделения?» Когда сотрудник самостоятельно определяет цели и показатели для своей должности, он автоматически берет за них ответственность. Плановые значения и сроки также предлагайте устанавливать сотрудникам, но с условием, чтобы были выполнены цели подразделения. В этой работе важно понимать, что если сотрудник не хочет брать на себя ответственность за постановку для своей должности целей, вероятней всего, он и за достижение целей ответственность нести не будет готов.

Таким образом, у каждого сотрудника компании должны появиться показатели, за выполнение которых он отвечает, причем эти показатели должны быть связаны с целями компании.

5. Система учета

Заполните вашу систему учета показателей и установите регламент ее актуализации. Необходимо определить сотрудника, который будет отвечать за актуальность данных в системе, сроки актуализации. Как я уже писал выше, важно, чтобы каждый сотрудник имел доступ к актуальным значениям своих показателей, понимал, как они рассчитываются и каким образом он может на них влиять.

6. Период «пристрелки», или калибровки, должен занимать не менее 3-х месяцев, если вы считаете показатели в рамках месяца, и не менее полугода, если вы считаете показатели в рамках квартала. Здесь важно, чтобы прошло более одного учетного периода компании. В рамках «пристрелочного» периода важно:

6.1. Не вводить систему вознаграждения, основанную на достижении показателей.

6.2. Постоянно собирать обратную связь от сотрудников по всем темам внедрения: выполнения показателей, удобства пользования системами учета, корректности расчетов и т. д.

6.3. На постоянной основе проводить встречи с сотрудниками, пересогласовывать цели и показатели и отслеживать результат от внедренных изменений.

6.4. Не затягивать период калибровки надолго — достаточное количество учетных периодов — до 3-х.

7. После того, как все показатели откалиброваны, они должны отвечать следующим критериям:

7.1 Из названия показателя понятно, что это за метрика и как она считается

7.2. Исполнитель может влиять на достижение своих показателей

7.3. Есть прозрачная методика расчета

7.4. Все данные для расчета собираются корректно

7.5. Исполнитель принял свои показатели и готов их выполнять

Если все ваши показатели отвечают этим критериям, можно считать, что внедрение состоялось.

Чтобы система показателей работала и дальше, и KPI не стали формальной «галочкой» для ваших сотрудников, важно принимать решения на основании фактического исполнения показателей. Если решения в вашей компании принимаются на основании показателей, значит система показателей работает.

Каковы критерии работающей системы показателей?

1. Один из основных признаков — у вас работает система стимулирования и вознаграждения сотрудников, выстроенная на основании показателей. При этом сотрудник понимает, как он может повлиять на свой доход в большую или меньшую стороны, большинство сотрудников признают эту систему справедливой, а компания оптимизирует и максимизирует свои показатели.

2. Цифры показателей ваши сотрудники видят не только на презентациях годового отчета. По итогам учетного периода проводятся регулярные встречи с непосредственным руководителем. На встрече разбирается выполнение показателей, и руководитель дает развивающую обратную связь — в чем сотрудник справился, а в чем можно улучшить результат, и что для этого можно сделать. Итогом каждой встречи должна служить обновленная договоренность сотрудника и руководителя о результатах на следующий учетный период.

3. Руководители компании всегда знают цифры своих ключевых показателей и руководствуются ими в принятии решений — на ежедневных планерках с сотрудниками, при индивидуальной постановке задач, при планировании работы подразделения, и так далее.

Важно понимать, что внедрить систему показателей компании — это еще не все. Необходимо ее поддерживать, проверять актуальность показателей и их плановых значений, проверять, насколько корректно присвоена ответственность за показатели сотрудникам и, наконец, проверять связку между целями компании, основным ее курсом и показателями, которые вы контролируете.

Для поддержки системы показателей в работающем состоянии вам необходимы:

1. Наличие системы для учета всех показателей сотрудников. Она должна быть простая, понятная, и доступная для сотрудников в части их показателей.

2. Актуальный и корректный сбор данных для расчета фактических значений показателей.

3. Ответственные за систему показателей сотрудники: отвечающие за сбор и корректность данных, заполнение системы учета показателей, за проведение встреч с сотрудниками по итогам достижения целей.

4. Документы, регламентирующие процедуры сбора, обработки данных, расчета показателей, актуализации их значений в системе учета, и другие смежные процедуры.

5. Система встреч с сотрудниками с развивающей обратной связью

6. Система стимулирования и вознаграждения сотрудников, выстроенная на основании показателей. Это опционально, вознаграждение в вашей компании может и не быть основано на показателях, но тогда важно, чтобы другие решения принимались на основании их фактических значений, иначе ваша система показателей станет пустой формальностью.

Стандартизация и регламентирование процесса

Что можно и нужно регламентировать при внедрении системы показателей «Малого бизнеса»?

1. Общий документ, регламентирующий порядок, сроки и ответственных за все процедуры. Это может быть «Положение о системе управления по показателям/KPI/системе целевого управления», в котором должно быть описано:

1.1. Основные понятия системы

1.2. Порядок постановки целей, в том числе должны быть определены учетные периоды компании (месяц/квартал/год)

1.3. Каким образом и с помощью каких инструментов собираются данные для расчета фактических значений показателей

1.4. Каким образом происходит администрирование системы учета показателей: ответственный, сроки, порядок действий

1.5. В чем ответственность сотрудников в планировании и учете показателей (например, по некоторым показателям сотрудники сами могут вести сбор данных и в конце периода согласовывать с руководителем, также сроки процедур и порядок действий)

1.6. В чем ответственность руководителей подразделений (согласование показателей, встречи с сотрудниками, постановка плановых значений и т. д., со сроками и порядком действий)

1.7. На кого возлагается ответственность за контроль исполнения данного документа

2. Отдельные инструкции с порядком подведения итогов предыдущего периода и постановкой целей на следующий период. Такие короткие памятки можно размещать в доступ для всех сотрудников — на корпоративный портал, информационную доску, либо другие места, откуда ваши сотрудники получают официальную информацию компании.

3. Список внутренних клиентов будет полезен, если вы внедряете оценки внутреннего клиента. Это список для каждой должности или отдела, кто является их внутренним клиентом и кто, соответственно, может оценивать взаимодействие с ними.

4. Положение о системе вознаграждения. Если вы выстраиваете расчет заработной платы сотрудников на основании исполнения показателей, то важно, чтобы эта процедура была понятной и прозрачной для сотрудников. Если сотрудник не понимает, каким образом взаимосвязаны результаты его работы и его доход, то показатели (как числовое выражение результата) становятся демотивирующим фактором.

5. Презентация с основными положениями системы управления по показателям. Она вам пригодится и когда вы будете внедрять систему — для демонстрации работающему персоналу, и для новых сотрудников — для погружения их в контекст работы компании.

Пример описания процедуры постановки целей

Порядок выставления целей

1. Цели Компании выставляются в следующем порядке:

1.1. Структура KPI и целевые показатели Компании фиксируются в планах на 1 год вперед с поквартальной корректировкой и утверждаются на сессии стратегического планирования.

1.2. Структура KPI и целевые показатели Компании утверждаются до 20 декабря года, предшествующего тому, на который осуществляется планирование.

1.3. Ключевых целей Компании должно быть от 3 до 8.

1.4. Оценка эффективности деятельности Компании в целом производится ежеквартально. Промежуточная оценка эффективности деятельности Компании производится ежемесячно. Результатом комплексной оценки эффективности деятельности Компании является интегрированный показатель — «% выполнения плана по приведенной прибыли Компании» (%К).

2. Порядок выставления целей подразделениям и сотрудникам:

2.1. Целей для одного подразделения или сотрудника может быть 3–5.

2.2. Ежемесячно, до 30-го числа последнего месяца квартала, генеральный директор выставляет цели на следующий месяц руководителям подразделений.

2.3. Руководители подразделений выставляют цели и задачи своим подчиненным сотрудникам согласноорганизационной структуре.

2.4. Руководители подразделений имеют право выставлять задачи другим руководителям подразделений и их подчиненным после согласования с непосредственным руководителем сотрудника, которому выставляется задача.

Пример описания процедуры администрирования системы учета показателей

1. Администрирование системы учета возлагается на руководителя отдела персонала.

2. Процесс расчета, подачи и проверки показателей за период осуществляется в соответствии с Последовательностью начисления расходов на оплату труда.

3. Руководитель отдела персонала обязан требовать от руководителей подразделений компании предоставления информации в срок, установленный выше.

4. В случае нарушения установленных сроков руководитель отдела персонала обязан привлечь к ответственности за неправильное производственное поведение сотрудника, виновного в сбое в работе. В случае непредоставления фактических показателей сотрудников без уважительных причин (физическая невозможность это сделать (причину необходимо указать конкретно) до 7-го числа текущего месяца, оценка внутреннего клиента у руководителя подразделения снижается.

Пример описания порядка действий и ответственности сотрудников Компании в рамках учета показателей

1. Сотрудники компании самостоятельно вносят фактические значения своих показателей в систему учета. Срок внесения фактов по KPI — до 5-го числа первого месяца квартала.

2. Сотрудники компании самостоятельно ставят себе задачи, ведущие к достижению целевых значений показателей, за которые они отвечают.

3. Сотрудники компании несут персональную ответственность за своевременное внесение и достоверность фактических значений своих показателей в учетной системе.

4. За несвоевременное внесение фактических значений показателей в систему учета, сотрудник может быть депремирован в размере 50 % бонуса. Решение о депремировании выносится директором на основании служебной записки руководителя подразделения.

Пример описания порядка действий и ответственности руководителей Компании в рамках учета системы показателей

1. Руководители подразделений несут персональную ответственность за достоверность предоставленной информации руководителю отдела персонала.

2. В случае, если срыв в планировании работы сотрудников или оценке эффективности их деятельности происходит по вине руководителя подразделения, виновный депремируется в размере 100 % бонуса. За несвоевременное предоставление фактической информации (оценки эффективности деятельности сотрудников) (не предоставления или предоставления фактов после 10-го числа первого месяца квартала, а планов — после 15-го числа) — в размере 50 % бонуса. Решение о депремировании выносится директором на основании служебной записки руководителя отдела персонала.

3. Руководители подразделений несут персональную ответственность за качество обработки и достоверность данных, участвующих в расчете показателей эффективности сотрудников, предоставляемых руководителю отдела персонала.

4. Руководители подразделений несут персональную ответственность за постановку KPI для своих сотрудников, а также постановку плановых показателей на учетный период. KPI и плановые показатели по ним должны быть выставлены не позднее 15-го числа первого месяца квартала.

Пример последовательности подведения итогов прошедшего квартала и постановки планов на новый квартал

1. Сотрудники компании проставляют оценку внутреннего клиента для всех своих внутренних клиентов согласно списку до 2-го числа первого месяца квартала.

2. Сотрудники компании вносят факты по своим KPI до 5-го числа первого месяца квартала.

3. Руководители подразделений проверяют и согласовывают факты по KPI, проставляют оценку внутреннего клиента до 7-го числа первого месяца квартала.

4. Руководитель отдела персонала предоставляет фактические значения показателей финансовому директору до 10-го числа первого месяца квартала.

5. Руководители подразделений устанавливают планы на новый квартал до 15-го числа первого месяца квартала.

6. Сотрудники компании ставят себе задачи, ведущие к достижению целевых показателей, за которые они ответственны, не менее 2-х на каждый KPI нового периода, до 18-го числа первого месяца квартала.

7. Руководители подразделений согласовывают поставленные сотрудниками задачи, при необходимости добавляют новые и корректируют поставленные до 20-го числа первого месяца квартала.

3. Система стимулирования и вознаграждения персонала на основании достижения целей

Есть различные варианты системы стимулирования и вознаграждения персонала. Прежде, чем выбирать ту, которая подходит вам, необходимо:

1. Определить цели системы вознаграждения.

2. На основании целей определить, какую схему соотношения фиксированного оклада и премии вы будете использовать.

Какие бывают схемы соотношений оклада и премии:

1. Оклад 100 %. Может применяться для линейных неквалифицированных сотрудников, не связанных с основными процессами предприятия (уборщица, грузчики и т. д.)

2. Оклад 70 %, премия 30 %. Может применяться для сервисных сотрудников, которые обслуживают подразделения, производящие и продающие продукт компании (бухгалтерия, секретариат, юристы, ИТ, АХО, экономисты, логисты (если логистические услуги не являются продуктом компании)).

3. Оклад 30 %, премия 70 %. Эту формулу можно применять для прибыль приносящих подразделений компании (производство, продажи).

4. Премия 100 %, или чистый процент от продаж. На такую формулу персонал можно переводить в кризисные для компании времена, однако в этом случае важно будет получать своевременную обратную связь от сотрудников и, в случае негатива, обозначить срок применения этого метода расчета. Исключением являются «свободные» менеджеры по продажам, которые могут быть у компании вне штата, без обязательного функционала. Таким сотрудникам, как правило, оклад не начисляется.

Важно понимать, что не может быть единой системы вознаграждения для всех сотрудников компании. Система должна выбираться под цели подразделения, иногда — под цели должности.

После того, как вы выбрали схемы соотношений оклада и премии для всех подразделений и должностей компании, необходимо определить, из чего будет состоять премия.

Состав премии:

1. Процент от выручки / прибыли

2. Процент от выручки / прибыли + премия за выполнение KPI

Как считать процент от выручки/прибыли — всем понятно. А как рассчитать премию за выполнение KPI?

Есть разные варианты, как можно рассчитывать премию. Один из самых простых — рассчитывать общий процент выполнения KPI и корректировать на него премию.

Как рассчитывается выполнение KPI?

В зависимости от типа и веса целей.

Вес цели — это вес одного показателя в общей сумме всех показателей сотрудника. Вес цели зависит от приоритета показателя среди всех остальных показателей.

Например, вы ставите менеджеру отдела продаж несколько KPI:

Объем продаж, руб.

Доля в объеме продаж высокомаржинальных продуктов, %

Процент расширения клиентской базы, %

Коэффициент конверсии, %

Вам нужно определить, насколько важна каждая цель и распределить 100 % общего веса между этими показателями.

Например, вы говорите: наиболее важный показатель — Объем продаж. И задаете ему вес 40 %.

Второй по значимости — Доля в объеме продаж высокомаржинальных продуктов, ему 30 %.

Процент расширения клиентской базы — 15 %

Коэффициент конверсии — 10 %

И 5 % можно оставить на оценку внутреннего клиента. На нее рекомендуется ставить малый вес, так как это по большей части субъективный показатель.

Типы целей

1. «Прямая» цель — чем больше фактический показатель, тем эффективнее сработал сотрудник. Формула расчета следующая: Факт/План. Таким образом, если при плане по продажам 4 млн. руб. сотрудник сделал продаж на 4,2 млн. руб., это считается показателем эффективности, равным 105 %. Если реально достигнута цифра 3,8 млн. руб., то показатель эффективности будет равен 95 %.

Процент эффективности по данной цели рассчитывается по формуле:

(Факт / План) * Вес цели

Так, при плане в 4 млн руб, сотрудник продал на 4,2 млн, при этом вес цели равен 35 %. Расчет будет следующим: (4,2 / 4) * 35 = 36,75 %.

2. «Обратная» цель — чем меньше фактический показатель, тем эффективнее сработал сотрудник. Формула расчета следующая:

(План + План — Факт) / План.

Например, при плановых затратах в 5000 руб. сотрудник израсходовал 4800 руб., что считается показателем эффективности, равным 104 %. Если фактически потрачено 5200 руб., то показатель эффективности будет равен 96 %.

Процент эффективности по данной цели рассчитывается по формуле:

(План + План — Факт) / План * Вес цели

Если при плановых затратах в 5000 руб, сотрудник израсходовал 4800 руб, и вес цели равен 20 %, то расчет будет следующим: (5000 + 5000–4800) / 5000 * 20 = 20,8 %.

3. Цель «коридорного» типа — учитывается отклонение от планового показателя, превышающее заданный «коридор». Например, при плановом отклонении от бюджета в 10 % в обе стороны фактическое отклонение в любую сторону 15 % отражает эффективность, равную 50 %, и наоборот — при отклонении в 5 % эффективность считается равной 150 %.

4. При оценке выполнения KPI, которые предусматривают оценку количества ошибок в документах, соблюдение регламентов и т. д., оценка производится по шкале коэффициентов. Определяется плановый показатель, который соответствует коэффициенту 1. Когда плановый показатель выполняется и применяется коэффициент 1, вес данной цели при расчете эффективности сотрудника переходит в графу «эффективность» без изменений. Если фактический показатель отклоняется от планового, то вес цели корректируется на коэффициент, согласно выбранной шкале.

Например, у вас есть KPI Соблюдение регламента заполнения CRM. Вы считаете количество зафиксированных нарушений регламента. В этом случае, вы задаете плановое значение — 0 ошибок, здесь будет коэффициент 1. Пять ошибок — коэффициент 0, десять ошибок — коэффициент -1. Если сотрудник по итогу периода набрал 8 ошибок (в промежутке от 5 до 10), и вес цели равен 10 %, то мы умножаем этот вес на заработанный коэффициент: 10 % * 0 = 0 %. Если сотрудник набрал 10 ошибок и выше, то мы умножаем вес цели на -1: 10 % * (— 1) = -10 %. И этот вес отнимается из общей суммы процентов выполненных KPI. Минусовые коэффициенты рекомендую применять с осторожностью, в случае рассчитанной необходимости.

Итоговая оценка эффективности деятельности сотрудника

— представляет собой суммарный итог эффективности сотрудника по достижению им целей.

Рассчитывается по формуле:

% эффективности = Э1 * В1 + Э2 * В2 + …….. + Э5 * В5,

где Э — эффективность,

В — вес цели в общей эффективности,

подстрочный индекс — номер цели.

Пример расчета:

Премия рассчитывается следующим образом:

Сумма премии * Процент выполнения показателей

Например, если премия сотрудника составляет 50 000 рублей, то при выполнении показателей на 124 % он получит: 50 000 * 124 % = 62 000 руб.

Можно варьировать систему вознаграждения, добавлять свои методики, в зависимости от специфики вашего бизнеса. Например, можно добавлять руководителям бизнес-направлений процент от чистой прибыли, для мотивации их развивать бизнес.

Оклад можно грейдировать, разбить на разные уровни в зависимости от квалификации сотрудника.

Ниже пример расчета оклада продавцов из цветочной розницы:

В производстве размер заработной платы работников, напрямую занятых в производственном процессе, также имеет сложную формулу и зависит от квалификации, размера выработки продукции и выполнения некоторых показателей эффективности.

Какую бы систему вы не выбрали, важно помнить об основных принципах, благодаря которым она станет мотивирующей для ваших сотрудников:

1. Сотрудники должны понимать, как они могут влиять на свои показатели. Если вы поставите продавцу показатель Чистая прибыль, это станет для него демотивацией, так как на этот показатель напрямую он влиять не может, а может влиять только на Выручку.

2. Платите столько, сколько обещали. Берите время для калибровки показателей перед тем, как привязывать их выполнению к финансовой мотивации сотрудников. Вводите систему вознаграждения, основанную на показателях, только после того, как убедитесь, что все показатели работают корректно, руководители умеют ставить корректные плановые показатели. И после того, как пообещали сотрудникам, что теперь выполнение их показателей будет влиять на размер их дохода — выполняйте свое обещание, иначе пострадает репутация системы, и достижение целей перестанет мотивировать ваш персонал.

3. Не меняйте показатели и их плановые значения, когда учетный период уже начался, и прошло больше его половины. Делайте это только по согласованию с сотрудником, который отвечает за эти показатели и в те сроки, в которые на показатели еще возможно повлиять.

4. Соблюдайте процедуры, которыми вы регламентировали систему «Малого бизнеса». В первую очередь соблюдать их должен директор, тогда будет соблюдение от руководителей направлений и только тогда — от персонала.

5. Совершенствуйте свою систему. Не позволяйте ей закоснеть и стать неактуальной. Регулярное получение обратной связи от сотрудников, постоянная сверка с целями компании, улучшение системы там, где ее можно улучшить, позволит ей оставаться актуальной, мотивирующей ваш персонал и движущей вашу компанию вперед.